先上答案：當(dāng)然不是。
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法務(wù)通常會(huì)要求業(yè)務(wù)同事使用EMS郵寄公司各類法律文件，很多業(yè)務(wù)同事不解：我用順豐郵寄，一樣能送達(dá)客戶/合作方，與EMS郵寄有什么區(qū)別？難道我用順豐郵寄，催告函就不是催告函，解除函就不是解除函了嗎？為什么別的公司能用順豐寄發(fā)文件，我們就要用EMS？難道法律文件必須用EMS郵寄才能產(chǎn)生效力嗎？
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這篇文章一一解答上述問(wèn)題。
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一
哪些文件必須使用EMS特快專遞郵寄？
國(guó)家機(jī)關(guān)公文不可以使用郵政企業(yè)之外的快遞公司寄遞，否則，行政行為可能被確定為違法，甚至可能被撤銷。
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行政行為違法：河南省鄭州市中院（2021）豫01行終322號(hào)案件判決觀點(diǎn)認(rèn)為：行政機(jī)關(guān)作出的信息公開(kāi)處理決定屬于正式的國(guó)家公文，應(yīng)當(dāng)予以權(quán)威、規(guī)范的方式送達(dá)，郵寄送達(dá)的，應(yīng)通過(guò)郵政企業(yè)送達(dá)，不得通過(guò)不具有國(guó)家公文寄遞資格的其他快遞企業(yè)送達(dá)，被告通過(guò)順豐速運(yùn)郵寄信息公開(kāi)處理決定的行為不符合法律規(guī)定，被告作出的政府信息回復(fù)行為違法。
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行政行為被撤銷：安徽省高院（2020）皖行申475號(hào)案件的判決觀點(diǎn)認(rèn)為：巢湖市司法局通過(guò)天天快遞向楊某送達(dá)《非本機(jī)關(guān)掌握政府信息告知書(shū)》，其送達(dá)方式違反了《郵政法》第55條規(guī)定，合肥市司法局在復(fù)議決定中予以撤銷適用法律正確。
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快遞公司寄遞國(guó)家機(jī)關(guān)公文自身也存在風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)于郵政企業(yè)以外的快遞公司來(lái)說(shuō)，寄遞國(guó)家機(jī)關(guān)公文也面臨著沒(méi)收違法所得、并處5-10萬(wàn)元罰款（情節(jié)嚴(yán)重的，并處10-20萬(wàn)以下罰款）的風(fēng)險(xiǎn)。
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法條鏈接：
《郵政法》第55條：快遞企業(yè)不得經(jīng)營(yíng)由郵政企業(yè)專營(yíng)的信件寄遞業(yè)務(wù)，不得寄遞國(guó)家機(jī)關(guān)公文。
《郵政法》第72條：未取得快遞業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)許可經(jīng)營(yíng)快遞業(yè)務(wù)，或者郵政企業(yè)以外的單位或者個(gè)人經(jīng)營(yíng)由郵政企業(yè)專營(yíng)的信件寄遞業(yè)務(wù)或者寄遞國(guó)家機(jī)關(guān)公文的，由郵政管理部門(mén)或者工商行政管理部門(mén)責(zé)令改正，沒(méi)收違法所得，并處五萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，并處十萬(wàn)元以上二十萬(wàn)元以下的罰款；對(duì)快遞企業(yè)，還可以責(zé)令停業(yè)整頓直至吊銷其快遞業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)許可證。
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二
公司的法律文件
難道不用EMS特快專遞郵寄就沒(méi)有法律效力嗎？
公司日常的法律文件不是國(guó)家機(jī)關(guān)公文，受《郵政法》第55條約束嗎？法律文件必須用EMS郵寄才能產(chǎn)生效力嗎？
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答案是否定的。
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《郵政法》第55條適用范圍應(yīng)為?“國(guó)家機(jī)關(guān)公文”，而公司之間、公司與自然人之間的催告函、解除函等函件不屬于“國(guó)家機(jī)關(guān)公文”。
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江西省南昌市中院（2020）贛01民終1302號(hào)案件判決觀點(diǎn)認(rèn)為：張某通過(guò)百世快遞向艾某郵寄催款函，雖然快遞單上備注的“拒收”與快遞管理系統(tǒng)顯示的“簽收人是【艾】”存在矛盾，但百世快遞的負(fù)責(zé)人對(duì)此做了合理解釋，且司法鑒定中心的鑒定意見(jiàn)亦顯示：百世快遞管理系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)模塊中能查詢到案涉快遞單號(hào)，本案中快遞單及載明事項(xiàng)達(dá)到了民事證據(jù)高度蓋然性的要求，足以認(rèn)定催款函“達(dá)到或應(yīng)當(dāng)達(dá)到當(dāng)事人”，根據(jù)訴訟時(shí)效及民法通則的相關(guān)規(guī)定，產(chǎn)生訴訟時(shí)效中斷的效力。
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湖南省長(zhǎng)沙市中院（2021）湘01民終13501號(hào)案件判決觀點(diǎn)認(rèn)為：資陽(yáng)公司使用順豐快遞向順天建設(shè)公司項(xiàng)目經(jīng)理劉某寄送《催告函》，且劉某本人已經(jīng)簽收，故可認(rèn)定資陽(yáng)公司向順天建設(shè)公司主張了債權(quán)，自《催告函》送達(dá)之日起訴訟時(shí)效發(fā)生中斷。
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根據(jù)上述判例可以看出，并不會(huì)因?yàn)轫権S、百世等快遞公司不具備信件寄遞業(yè)務(wù)資格而導(dǎo)致其郵寄送達(dá)的法律文件不具備法律效力。
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三
使用EMS有什么優(yōu)勢(shì)？
既然順豐等快遞郵寄文件也可產(chǎn)生法律效力，為什么律師、法務(wù)都主張使用EMS郵寄法律文件呢？
1、特定情況下可使舉證責(zé)任倒置：最高院在《最高人民法院關(guān)于債權(quán)人在保證期間以特快專遞向保證人發(fā)出逾期貸款催收通知書(shū)但缺乏保證人對(duì)郵件簽收或拒收的證據(jù)能否認(rèn)定債權(quán)人向保證人主張權(quán)利的請(qǐng)示的復(fù)函》中回復(fù)河北省高院：債權(quán)人通過(guò)郵局以特快專遞的方式向保證人發(fā)出逾期貸款催收通知書(shū)，在債權(quán)人能夠提供特快專遞郵件存根及內(nèi)容的情況下，除非保證人有相反證據(jù)推翻債權(quán)人所提供的證據(jù)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)定債權(quán)人向保證人主張了權(quán)利。
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債權(quán)人使用EMS特快專遞向保證人發(fā)出催收通知書(shū)時(shí)，在能夠提供特快專遞郵件存根及內(nèi)容的情況下，在舉證問(wèn)題上便捷地?fù)屨枷葯C(jī)，乃至引起舉證責(zé)任倒置的效果，降低了寄件人的舉證難度。而《復(fù)函》針對(duì)的情形僅僅是適用于使用EMS特快專遞，不包含其他的快遞。
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2、減少爭(zhēng)議與降低舉證難度：使用非EMS郵寄法律文件的案件中，對(duì)方當(dāng)事人通常會(huì)以一般快遞公司不具有郵寄信函的業(yè)務(wù)資質(zhì)、非郵政企業(yè)不能寄遞催款函之類的信函來(lái)主張郵寄的文件效力有瑕疵。
上述南昌市中院（2020）贛01民終1302號(hào)案件的一審判決（2018）贛0124民初836號(hào)案件，因?yàn)榭爝f單在百世快遞內(nèi)網(wǎng)無(wú)物流記錄、快遞單據(jù)上的“拒收”與查詢截屏“妥投”存在矛盾等原因，導(dǎo)致一審法院不認(rèn)可債權(quán)人在訴訟時(shí)效期間向擔(dān)保人主張過(guò)權(quán)利，不予支持要求擔(dān)保人承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任的訴訟請(qǐng)求。為證明送達(dá)的事實(shí)，原告申請(qǐng)證人作證、司法鑒定中心出具司法意見(jiàn)，這些動(dòng)作無(wú)疑大大增加了舉證的工作量。而部分快遞公司/營(yíng)業(yè)點(diǎn)的關(guān)閉可能使得證人作證、司法鑒定等都變得更困難。
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四
公司如何正確郵寄法律文件
1、最好選擇EMS郵寄：普通快遞公司郵寄法律文件雖然并不能阻礙法律文件生效，基于前文已經(jīng)提到使用EMS特快專遞郵寄的優(yōu)勢(shì)，在投遞法律文書(shū)時(shí)，建議最好還是選擇EMS。
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2、正確填寫(xiě)快遞單：
（1）合同有約定送達(dá)地址、電話、聯(lián)系人的，按照合同約定填寫(xiě)；沒(méi)有約定的，可以填寫(xiě)收件人實(shí)際經(jīng)營(yíng)地、注冊(cè)地址、身份證上的地址，聯(lián)系人可填寫(xiě)對(duì)方的法定代表人；
（2）在快遞單“內(nèi)件品名”處準(zhǔn)確填寫(xiě)郵寄的文件信函的名稱（例如：《商品房買(mǎi)賣(mài)合同解除通知書(shū)》）、準(zhǔn)確填寫(xiě)“總件數(shù)”的數(shù)量；
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（3）勾選“實(shí)物返單”，要求郵局加蓋郵戳。
快遞單填寫(xiě)方式如下：
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郵政公司逐步電子化，除一些郵政公司的協(xié)議大客戶外，郵政公司已經(jīng)逐漸不提供上述紙質(zhì)郵單，改為網(wǎng)上下單了。
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網(wǎng)上下單的，在“物品信息”的“留言”中備注郵寄的文件名稱，電子打印單亦能清楚反映紙質(zhì)郵單紅框中的信息，同時(shí)，郵政公司也能提供在電子打印單加蓋郵戳的服務(wù)。
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3、證據(jù)的保存：
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（1）拍照、掃描擬郵寄的法律文件正文、留取快遞單的寄件人存單聯(lián)；
（2）登錄中國(guó)郵政速遞物流的官網(wǎng)（https://www.ems.com.cn/queryList），根據(jù)快遞單號(hào)網(wǎng)上查詢確認(rèn)快遞的投遞情況，下載并打印查詢到的簽收回單信息，注意，郵政對(duì)投遞物流情況有保留期限，投遞后應(yīng)盡快將投遞物流情況打印保留；?
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（3）收件人拒絕簽收或無(wú)法送達(dá)收件人而被退件的快遞，不要拆封，應(yīng)當(dāng)原封不動(dòng)地妥善保存歸檔。
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網(wǎng)上查詢簽收回單記錄如下：
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